烘焙連鎖門店現金收入的主要管理問題
連鎖經營模式中,門店是主要利潤的泉源,在門店數量增加的同時，企業的管理難度也會越來越大.由于行業的特殊性,相對造成了烘焙業的門店管理較之其它行業具有更大的挑戰，傳統的人工管理模式,在烘焙連鎖經營的環境下,已遭遇到了管理瓶頸, 現代的門店POS信息化管理已是連鎖門店必備的管理課題. 編者針對烘焙業者在連鎖門店現金收入方面的主要潛在管理問題剖析如下。
1、折扣的管理：餅屋一般都提供有促銷的折扣, 如時段促銷折扣, 或組合促銷折扣. 試想,以傳統人工操作, 門店店員很容易就可以把正常銷售的營業額改報成折扣銷售, 中間的差額正好給了門店店員舞弊的空間!可是, 一旦實施門店POS信息化之后, 所有的折扣變價都是由系統設定自動產生, 當下的每一筆交易也都留有記錄, 完全杜絕了可能舞弊的不當行為。
2、貴賓卡(會員卡)的管理：為了拉攏客戶, 餅屋一般都會發行貴賓卡, 但目前大多數餅屋的貴賓卡都是以傳統人工操作,僅止于做為折扣卡之用. 然而貴賓卡的折扣優惠反而也成了門店店員用來做為舞弊的工具. 發生的現象大致是店員自行記下卡號,或請朋友申請幾張卡自用, 然后不定期將正常銷售改報為貴賓卡銷售,從中牟取差價利益。相對的,門店POS信息化采用IC卡管理, 所有卡的交易都需經過門店POS機刷卡才能進行, 而且都被完整記錄, 不僅可追蹤異常卡的使用, 防止舞弊, 同時可以套牢舊客戶持續來店購買, 間接也排擠了競爭者的市場擴充, 同時還可以收集客戶資料分析,對大客戶進行特定促銷. 另一個值得一提的極大附加價值,就是可以將會員卡作為儲值卡進行儲值消費, 先付錢后消費, 讓業者輕松的擁有先期資金再進行展店計劃。
3、券的管理：券的發行可說是餅屋的一大經營特色. 一般常用的有抵價券和提貨券兩種. 然而在做券的發行銷售時,一般都讓客戶享有折扣, 這也成了門店收銀的另一個弊端的來源. 以傳統人工操作, 店員可以用自己私下購買獲得的券,將正常銷售改報成券銷售, 以券置換出現金，就可以獲得其中的差額. 還有更頭痛的是傳統的人工管理模式對于假券的使用只能事后勾稽,且費時費力.根本無法防范。假券的金額價值和大量使用,對營運的影響可說是遠甚于上述折扣或貴賓卡所造成的損失有幾十倍, 甚至于好幾百倍之多。然而,門店POS信息化是采用條形碼管理, 每一張券都有其獨特的條形碼編號, 當使用券時, 需要經由門店pos機的掃描槍掃過,才能完成交易, 而且每筆交易都留有記錄. 如果券的條形碼編號不在系統設定范圍內,或是券的條形碼已被重復使用過, 系統都會顯示異常, 如此可有效的防范假券的使用. 除此之外, 系統也可以及時知道,什么樣的券發行了幾張,又已回收了幾張,這對于中秋月餅的生產和提貨管理有很大的幫助。
烘焙門店未全面信息化的因素
最近一兩年來,雖然已陸續有一些烘焙業者認知到門店管理的重要性,開始引進門店POS信息化,但是仍然有不少業者觀望不前, 編者歸納出下列幾種可能的背景因素:
因素1：認為門店問題相對少于工廠管理, 而且覺得人工也管得很好.就算有損失也只是小金額。
因素2：認為目前人工便宜, 如果實施門店POS信息化, 投資太大。
因素3：認為POS是要有門店家數達到一定規模才需要。
因素4：怕實施門店信息化后, 難以逃避查稅。
針對以上的4種因素, 現在讓我們用數據來說話. 如果您還停留在傳統人工管理模式, 您知道每日因為以上的促銷折扣,貴賓卡折扣和券折扣等所造成的潛在現金流失有多少嗎? 或許一般業者都認為是小錢, 可是依編者實際輔導的眾多案例中發現, 一般門店在未實施門店POS信息化前,每天平均會有3％－5％的現金流失. 以每個門店每天2,000元的營業收入而言，以保守3％計算,就是每店每天60元, 換算成年, 每年每家店就短少了 約2萬元. 如果您有10家店, 那不是每年就平白減少了約20萬元的凈利潤了？！ 難道您對這數字不覺得驚訝嗎? 這還只是10家店, 如果家數越多, 流失金額也就更為可觀了! 深入想想, 如果再加上假券的被泛濫使用, 聰明的餅屋經營者, 您應該會恍然大悟了吧?! 原來您在無形中的經營損失是遠遠超過您之前所想象的! 由此可知, 其實只要早日實施門店POS信息化, 別的效益不說, 光是它所能為您節省的流失已經大大超過您在信息化上的投資或要繳的稅了。
因素5：認為自己計算器水平不到位,不敢嘗試。
因素6:：自己曾有信息化失敗經驗或聽說同行有信息化失敗經驗,不敢嘗試。
有關以上兩種因素, 主要還是來自沒有找對系統服務商,做好事前的調研溝通, 或是沒有使用對系統所造成的. 一般業者都認為只要生產管理信息化,或辦公室信息化,或所謂的使用ERP, 門店就可以管好了, 因此很多人不是草率的選用市面上比較便宜的超市或餐飲的套裝系統, 就是選用流程不合適卻又極其龐大煩瑣的ERP系統。
烘焙門店管理與其它行業的差異
在此要特別指出, 烘焙門店的管理有其行業特殊性,除了以上所提到的折扣管理, 卡的管理, 券的管理問題外, 還有蛋糕預定和提領 (跨店提貨或跨店付款), 自制品(如現烤入庫)和外購品(如飲料)的統計管理等. 另外由于烘焙產品的保質期很短，而且又是自己生產的產品,對存貨量和退貨率的管理要求比較高，需要一些特殊的門店進銷存報表來支持這種管理的需求. 同時,烘焙連鎖門店的管理還牽涉到中央工廠的生產,配貨和配送管理. 工廠后臺的差異主要在原物料計算 (配方管理), 還有烘焙的產品以自制品為主，而且產品之間的替代性強，所以要關注的是配送金額，流程要簡短靈活. 而超市系統或ERP系統是采用嚴格的訂單制.靈活性不夠，工廠很難作業。
結尾語：
任何管理都是來自于數據的分析, 對于連鎖餅屋而言,門店POS系統則是門店必備的數據采集工具, 唯有門店先實施了專業適用的POS系統，才談得上信息化管理, 連鎖管理也才能從此脫胎換骨. 而烘焙門店POS系統信息化要能順利實施成功, 則有賴于事前的審慎評估,選擇真正專業的烘焙POS系統服務商, 選對真正適合烘焙業者專用的烘焙POS系統, 才能使業者真正經營好連鎖門店, 輕松賺錢。
